界定：跟單員廣泛存在于訂單型生產企業(yè)和進出口外貿企業(yè)中，跟單員的工作性質與特點隨企業(yè)的規(guī)模與性質而有所區(qū)別，但跟單員總的來說是作為業(yè)務跟單與生產跟單而存在的。

1．業(yè)務跟單：對客戶進行跟進。尤其是已對本公司的產品已有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結業(yè)務，簽定合同為目標的一系列活動。對外叫業(yè)務員or 業(yè)務助理。

2．生產跟單：對已接來的訂單進行生產按排。對生產進度進行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內叫：業(yè)務經理or生產主管or總經理助理。不管是外貿公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責都是由“業(yè)務跟單”和“生產跟單”兩部分構成。

跟單員的工作定位

定位：(工作性質) 跟單員是業(yè)務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業(yè)務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業(yè)務跟單。

因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設定目標：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產品的信息傳播出去。

（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產品的售后服務，及對客戶的服務。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。

跟單員是業(yè)務助理：跟單員在許多時候扮演業(yè)務經理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務經理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：

（1） 函電的回復：

（2） 計算報價單

（3） 驗簽訂單

（4） 填對帳表

（5） 目錄，樣品的寄送與登記

（6） 客戶檔案的管理

（7） 客戶來訪接待

（8） 主管交辦事項的處理

（9） 與相關部門的業(yè)務聯(lián)系

跟單員是協(xié)調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

二、生產過程跟單的流程：

1.下達生產通知書。

跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2.分析生產能力

生產通知單下達后，要分析企業(yè)的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？

3.制定生產計劃：

生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。

4.跟蹤生產進度

（1） 生產進度控制流程；

（2） 生產進度控制作業(yè)程序；

（3） 生產進度控制重點；

A．實際進度與計劃進度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：

1．原計劃錯誤；

2．機器設備有故障；

3．材料沒跟上；

4．不良率和報廢率過高；

5．臨時工作或特急訂單的影響；

6．前制程延誤的累積；

7．員工工作情緒低落，缺勤或流動率高。

（4） 跟蹤生產進度的表單：

有：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。

5.交期延誤：

如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們再提一下有關訂單的更改問題：

客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。

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