備用金(國際上也稱暫定金額)是企業(yè)、機關、事業(yè)單位或其他經濟組織等撥付給非獨立核算的內部單位或工作人員備作差旅費、零星采購、零星開支等用的款項。

備用金應指定專人負責管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉借給他人或挪作他用。預支備作差旅費、零星采購等用的備作金，一般按估計需用數額領取，支用后一次報銷，多退少補。前帳未清，不得繼續(xù)預支。

對于零星開支用的備用金，可實行定額備用金制度，即由指定的備用金負責人按照規(guī)定的數額領取，支用后按規(guī)定手續(xù)報銷，補足原定額。實行定額備用金制度的單位，備用金領用部門支用備用金后，應根據各種費用憑證編制費用明細表，定期向財會部門報銷，領回所支用的備用金。對于預支的備用金，撥付時可記入“備用金”(或“其他應收款”)科目的借方;報銷和收回余款時記入該科目的貸方。

在實行定額備用金制度的單位，除撥付、增加或減少備用金定額時通過“備用金”科目核算外，日常支用報銷補足定額時，都毋須通過該科目而將支用數直接記入有關成本類科目、費用類科目。

備用金的核定

預算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數量的庫存?zhèn)溆媒?，一般不超過3——5天零星支付所需現金。各預算單位應根據本單位的業(yè)務量、規(guī)模大小及零星開支情況提出備用金額度申請，支付中心依據預算單位的申請及具體業(yè)務情況審定備用金額度，并簽訂備用金管理責任書。

備用金的使用

備用金主要用于小額零星報銷費用支出，其使用范圍為：除工資統(tǒng)發(fā)項目外的國家規(guī)定對個人的其他支出;出差人員必須隨身攜帶的差旅費;其他確需支付現金的支出等。

備用金的管理

各預算單位領取的備用金應按國務院頒發(fā)的《現金管理條例》進行管理，單位所發(fā)生的經濟往來，除規(guī)定的范圍可使用現金外，其他應通過銀行進行轉賬結算。

備用金管理包括借支管理和保管管理。

備用金借支管理

1、企業(yè)各部門填制“備用金借款單”，一方面財務部門核定其零星開支便于管理;另一方面，憑此單據支給現金。

2、各部門零星備用金，一般不得超過規(guī)定數額，若遇特殊需要應由企業(yè)部門經理核準。

3、各部門零星備用金借支應將取得的正式發(fā)票定期送到財務部門備用金管理人員(出納員)手中，沖轉借支款或補充備用金。

備用金保管

1、備用金收支應設置“備用金”賬戶，并編制“收、支日報表”送經理。

2、備用金定期根據取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表，及時反映備用金支出情況。

3、備用金賬戶應做到逐月結清。

4、出納人員應妥善保管各種與備用金相關的各種票據。

備用金的管理不論采用何種辦法，都應嚴格備用金的預借、使用和報銷的手續(xù)制度。

定額備用金管理制度設計

1.設置批準制度

對哪些部門、哪些業(yè)務實施備用金管理，應建立一個規(guī)范的申請、批準制度。

2.定額管理制度

對批準使用備用金的部門，必須根據需要事先核定一個科學合理的備用金定額。

3.日常管理責任制度

使用部門必須對備用金指定專人管理，并明確管理人員必須執(zhí)行的現金管理制度、按規(guī)定的使用范圍和開支權限使用、接受財會部門的管理及定期報帳等各項責任制度。

4.清查盤點制度

財會部門必須對備用金建立定期與不定期相結合的清查盤點，防止挪用或濫用，保證備用金的安全完整。

5.審查入帳制度

對備用金使用部門報銷的所有票據，財會部門都要象對其他原始憑證一樣，進行嚴格的審核后方能付款記帳。

未到期責任備用金

未到期責任備用金是指在會計年度決算時，將保險責任尚未滿期的，應屬于下一年度的部分保險費提存出來所形成的準備金。未到期責任準備金應在會計年度決算時一次計算提取，提取的計算方法有年平均估算法、季平均估算法和月平均估算法?！侗ｋU法》規(guī)定，除人壽保險業(yè)務外，未到期責任準備金應當從當年自留保險費中提取;提取和結轉的數額，應當相當于當年自留保費的50%，人壽保險業(yè)務的未到期責任準備金應當按照有效的人壽保險單的全部凈值提取。