會議組織工作頭緒繁雜、環(huán)節(jié)較多，每個環(huán)節(jié)之間相互關聯、相互影響，一個環(huán)節(jié)出了問題就要影響下一個環(huán)節(jié)甚至整個會議。因此，應該重視會議工作的總體協(xié)調與安排，必須建立一套有效的指揮調度系統(tǒng)。
會議協(xié)調是指會議組織者受上級領導者的委托，通過各種方式和手段妥善地協(xié)調、處理各種關系、矛盾和糾紛，其目的是保證會議的順利召開、進行和圓滿結束。會議協(xié)調也是會議組織管理的重要手段，其實質是統(tǒng)一認識，調整關系，解決矛盾，協(xié)調行動。
秘書部門要做好會務工作總體協(xié)調，必須建立一套有效的指揮調度系統(tǒng)，并且明確崗位責任。必要時，應列出詳細的任務分工表，人手一份，以備檢查和落實，及時協(xié)調解決問題。如文稿起草、會務組織、會場布置、文藝演出、來賓接待、生活服務、安全保衛(wèi)、交通疏導、醫(yī)療急救、電力保障等。
會議協(xié)調的方法與途徑多種多樣，要靈活運用，主動地做好協(xié)調與安排工作，會議協(xié)調的要求如下。
(1)加強會議組織工作部門的建設，提高會議組織人員的素質和工作效率，樹立良好的形象，取得各方面的信任。
(2)注重調查研究，廣泛收集各方面的信息。
(3)爭取領導同志的理解、信任和支持。
(4)充分發(fā)揮各相關工作部門的作用。
(5)顧全大局，求同存異，協(xié)調一致。
(6)建立良好的人際關系。
(7)善于將原則性與靈活性結合起來。
(8)遇到問題，應耐心細致，沉著冷靜，穩(wěn)重行事。
(9)注意留有余地。
(10)協(xié)調之后注意及時抓落實。
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