舉行會議必須要印刷一些宣傳品及會議資料，用來告知會議的訊息以及會議期間提供與會者開會所需的相關(guān)資料之用，甚至也可以在會后留存建檔參考使用。

一、印刷項目

1．會前：

（1）大會專用信封、信紙。

（2）宣傳品--海報、會議通知、報名表。

2.會期間：

（1）大會節(jié)目手冊。

（2）其他：名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券。

（3）論文摘要集／與會者名冊。

依照會議規(guī)模及大會預(yù)算，以上有些項目可調(diào)整增減，例如：如果沒有很多經(jīng)費可以不用印制信封信紙；但如果籌備時間很長而經(jīng)費足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強(qiáng)宣傳。

二、會前使用的印刷品

會前的準(zhǔn)備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統(tǒng)一大會形象，二來可以同時開展做宣傳。

1.信封、信紙

先請一家合作良好的印刷設(shè)計公司設(shè)計符合大會主題的cis（含大會logo、字體、色系等），依照這個大會識別系統(tǒng)（cis）去延伸設(shè)計其他相關(guān)印刷品，如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感，甚至大會會場布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個cis，加強(qiáng)與會人員印象。接著，就可以設(shè)計大會信封／信紙，當(dāng)然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡(luò)相關(guān)事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙，而且寄發(fā)會議通知也必須使用信封。最好設(shè)計兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會議通知之用。

2.宣傳品

需要印刷的宣傳品包括：a．海報。b.會議通知（宣傳小冊）。

三、印刷設(shè)計與制作

1.封面（海報、會議通知）

a.會議名稱、1ogo。b．日期和地點。c．主辦單位--由誰主辦。d．摘要--簡單介紹內(nèi)容或主題。e．大會標(biāo)語。

2.內(nèi)容（會議通知）

詳述會議內(nèi)容，特別強(qiáng)調(diào)重要的演講人及講題，并對講員和講題詳細(xì)介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價值的，引起回響，大致內(nèi)容如下：

a．時間、日期和地點。b．會議名稱。c．主辦單位及協(xié)辦單位，或指導(dǎo)單位。d．大會籌備委員會名單及秘書處。e．主題。f．會議主人邀請函。g．誰應(yīng)該參加和為什么。h．暫定會議日程表。i．演講人名字、職稱。j．會場簡介。k．報名費用（包括內(nèi)容）。l．報名表。m．住宿資料。n．眷屬活動和相關(guān)旅游資料。o．特別活動。p．教育學(xué)分。

三、印刷設(shè)計與制作

3.設(shè)計大會宣傳小冊（會議通知）

設(shè)計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。

內(nèi)容

a.將重要訊息放在封面。b．宣傳（廣告）時要有一致性，以這個主題為主。c．封面利用單一圖樣。d．摘要--簡單介紹內(nèi)容或主題。e．在照片下要說明。f．避免陳詞濫調(diào)。g．加強(qiáng)重點。h．以照片來代替圖案。i．不要耍花招。j．使大會宣傳小冊看起來有價值感。k．在質(zhì)量上要好。l．誠實以告。m．用信封郵寄大會宣傳小冊。n．提供報名方法。o．確定參加者對象及目標(biāo)。p.利用封面引起興趣并著手行動。q.讓有意愿與會的人參與。r.人性化，引發(fā)興趣。s.利用別人推薦來增加可信度。列出優(yōu)點

a.將活動名稱寫正確，如果可能，讓主題可以-看就獲益。b.利用副標(biāo)題加強(qiáng)效果，這個建議很重要，特別是當(dāng)你每年年會或活動名稱都相同時。c.例舉參加會議的優(yōu)點。d.建議參加會議的人簡述工作范圍和個人經(jīng)驗，讓別人知道哪些人參加會議獲益最大。e.在大會宣傳小冊中，25％~30％描述大會內(nèi)容，如果會議在最近舉行，不要害怕重復(fù)使用字句。f.包括演講者資料，盡可能讓閱讀的人了解演講者。g.利用過去與會者的推薦，讓人感覺可從會議中獲益。h.利用現(xiàn)在式第二人稱，用肯定句，不要寫不確定的字眼。

會議資料托運：

a.會議主辦方需要提前2天運到前昆明b.可以由我們昆明南疆會議公司收貨，并由我們轉(zhuǎn)運到酒店，所發(fā)生的運費由會務(wù)組承擔(dān)c.會務(wù)組發(fā)貨后，需將發(fā)貨單傳真給我們，確認(rèn)收貨人的電話和身份證d.特殊情況請詳盡告之>e.會務(wù)組到酒店后，查收托運資料

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