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一、秘書(shū)部門(mén)的基本功能

什么是功能，什么又是職能?這是常易被混為一談的問(wèn)題。這里講的功能，是指事物(具體講是指系統(tǒng)、機(jī)構(gòu))主體所具有的能力和作用的總和，它是由這一事物(系統(tǒng)、機(jī)構(gòu))內(nèi)在的索質(zhì)及其結(jié)構(gòu)組成所決定的。簡(jiǎn)言之，功能是某一事物(系統(tǒng)、機(jī)構(gòu))所能發(fā)揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛(wèi)國(guó)家與管理(建設(shè))國(guó)家?；蛘哒f(shuō)政府的行政功能主要有：保衛(wèi)功能、管理功能、服務(wù)功能等。當(dāng)其一個(gè)組織機(jī)構(gòu)建立、出現(xiàn)的時(shí)候，它的功能基本上也就確定了,一般是不以人們的主觀意愿隨意變化的。好比秘書(shū)部門(mén)通常不是行政執(zhí)行部門(mén),如果領(lǐng)導(dǎo)人硬要把它當(dāng)作行政執(zhí)行部門(mén)去使用，那就必須改變它的內(nèi)在組成狀況與改變它的內(nèi)部結(jié)構(gòu)才行，而經(jīng)過(guò)這樣改造后的機(jī)構(gòu)，實(shí)質(zhì)上成為行使政府職權(quán)的機(jī)構(gòu)，已經(jīng)不再是原來(lái)意義上的秘書(shū)機(jī)構(gòu)了。

職能與功能既有聯(lián)系，又有區(qū)別。職能通常指領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)根據(jù)其需要與某一機(jī)構(gòu)的功能，而要求、交付給這一機(jī)構(gòu)的職責(zé)任務(wù)。功能與職能都含有我們通常所說(shuō)的“作用”的意思。但功能含有先天的客觀性，人們不能任意夸大某一種機(jī)構(gòu)的功能，例如說(shuō)秘書(shū)部門(mén)具有行政管理的功能,就不準(zhǔn)確；職能則含有外在的領(lǐng)導(dǎo)賦予性，上級(jí)可以賦予下級(jí)某些職能，不過(guò)最多不能超過(guò)上級(jí)本身的職能權(quán)限，職能的概念比功能小，不能超越功能的范圍，比如要求秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮保衛(wèi)祖國(guó)的職能，顯然也是不準(zhǔn)確的。

(一)秘書(shū)部門(mén)的基本功能是“服務(wù)”與“輔助”

l.秘書(shū)部門(mén)的基本功能是“服務(wù)”，這是1985年以來(lái)歷屆全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)精神都指明了的。從歷史上也可以看出，自古領(lǐng)導(dǎo)人設(shè)置秘書(shū)部門(mén)，就是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)日繁、政務(wù)日重，必須要有一個(gè)或大或小的機(jī)構(gòu)，—批或多或少的秘書(shū)為之服務(wù)，為之分擔(dān)一部分輔助性的、事務(wù)性的工作，才能進(jìn)行其領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)。黨中央多次強(qiáng)調(diào)的秘書(shū)部門(mén)“三服務(wù)”——為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部門(mén)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)的根本指導(dǎo)思想，也是從秘書(shū)部門(mén)的功能出發(fā)，并反映了這一功能的。

人們通常說(shuō)秘書(shū)職業(yè)是服務(wù)性職業(yè)，秘書(shū)部門(mén)是服務(wù)性部門(mén)，秘書(shū)是服務(wù)人員，就是從其功能的角度講的。

2.秘書(shū)部門(mén)的職業(yè)性功能是“輔助領(lǐng)導(dǎo)”的“輔助功能”。也就是通常所說(shuō)的助手作用的意思。前面已講到的，秘書(shū)部門(mén)的基本功能是“服務(wù)”，這是不錯(cuò)的。然而，服務(wù)—詞是一個(gè)廣泛社會(huì)化的詞語(yǔ)，使用范圍極其廣闊?？梢哉f(shuō)幾乎沒(méi)有什么行業(yè)與服務(wù)無(wú)關(guān)的。小平同志說(shuō)“領(lǐng)導(dǎo)就是服務(wù)”。我們說(shuō)教師為學(xué)生服務(wù)，醫(yī)生為病人服務(wù)，炊事員為吃飯的人服務(wù)，社會(huì)上所有的職業(yè)部是直接間接為他人服務(wù)，為人民服務(wù)的。但各行各業(yè)又都有其不同的、獨(dú)有的服務(wù)特點(diǎn)，教師通過(guò)教書(shū)育人為人民服務(wù)，醫(yī)生通過(guò)治病救人為人民服務(wù)，炊事員通過(guò)做好飯菜為人民服務(wù)。秘書(shū)部門(mén)則是通過(guò)做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，輔助領(lǐng)導(dǎo)來(lái)體現(xiàn)為人民服務(wù)的。因此，也可以直接說(shuō)，秘書(shū)部門(mén)的功能是輔助領(lǐng)導(dǎo)的“輔助”功能，秘書(shū)是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)起一種助手作用的輔助性的服務(wù)人員，秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)工作的功能。由于助手作用仍然含義較廣，許多其他部門(mén)也是領(lǐng)導(dǎo)人的助手部門(mén)，其他許多工作人員也是領(lǐng)導(dǎo)人的助手，xx總書(shū)記在1990年全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)上，稱秘書(shū)部門(mén)為領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”，這就較之籠統(tǒng)地談助手更明確了。領(lǐng)導(dǎo)的助手很多，而“左右手”部門(mén)則只此一家。

“左右手”是形象化的語(yǔ)言，它說(shuō)明的有兩點(diǎn)含義：一是秘書(shū)部門(mén)處于領(lǐng)導(dǎo)核心的左右，具有“近身”的特點(diǎn)，也有人稱之為“圍核性”，這種位置可說(shuō)是秘書(shū)部門(mén)所獨(dú)有的位置，人們說(shuō)秘書(shū)部門(mén)居于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的樞紐地位、是領(lǐng)導(dǎo)同外部接觸的橋梁等，都含有類似的意思。二是指它的重要性，領(lǐng)導(dǎo)人如無(wú)左膀右臂輔助，就會(huì)耳目不靈，事務(wù)纏身，可以說(shuō)連一個(gè)通知也發(fā)不出去，一個(gè)電話也接不進(jìn)來(lái)。顯然就不能正確決策與貫徹決策。

(二)秘書(shū)部門(mén)輔助功能的兩大方面

秘書(shū)部門(mén)輔助功能有兩大方面，其一是發(fā)揮事務(wù)助手作用；其二是發(fā)揮智力助手作用。

1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，具體說(shuō)就是做好辦事、辦文，辦會(huì)(還可以加上辦信訪……)等工作，以達(dá)到保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，把領(lǐng)導(dǎo)人從繁瑣的日常事務(wù)中解放出來(lái)，集中精力抓全局、抓大事的目的，這叫做事務(wù)助手作用。給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好事務(wù)助手，是領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置秘書(shū)部門(mén)的本來(lái)用意，事務(wù)性工作也是秘書(shū)部門(mén)天天都有、工作量最大的基礎(chǔ)性工作，是秘書(shū)部門(mén)第—位的功能。我們?cè)O(shè)置秘書(shū)部門(mén)的分支機(jī)構(gòu)，培訓(xùn)提高秘書(shū)人員的工作素質(zhì)，都要首先考慮到這一基本功能的發(fā)揮。

“辦事、辦文、辦會(huì)”這“三辦”中當(dāng)然也含有大量的智力服務(wù)內(nèi)容，“三辦”都是要用腦筋，靠智慧才能做好的。但它們畢竟是程序化了的日常工作。另外我們把辦事放在辦文之前，并無(wú)輕視秘書(shū)的文字工作之意，而是說(shuō)辦文雖系最傳統(tǒng)意義上的秘書(shū)工作,但作為群體的現(xiàn)代秘書(shū)機(jī)構(gòu)，最多的人員、最大的工作量還是辦事。就是高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)要秘書(shū)、民間的私人秘書(shū)，絕大多數(shù)時(shí)間也是在辦事，只有少數(shù)專門(mén)的“秀才型”秘書(shū)，才以寫(xiě)文章為主。至于辦會(huì)，是因?yàn)槲覈?guó)的會(huì)議具有多、大、長(zhǎng)特點(diǎn)，成為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和領(lǐng)導(dǎo)方法中極為為的一種，消滅會(huì)海尚屬遙遙無(wú)期，必須依靠一批秘書(shū)來(lái)辦會(huì)，提高會(huì)議的質(zhì)量，發(fā)揮會(huì)議的效果。

２.輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策，起好智力助手的作用，是秘書(shū)部門(mén)輔助功能的另一方面，也是現(xiàn)階段各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所特別強(qiáng)調(diào)的。大家知道，決策是領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)功能的集中體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)的最主要的職能之一。在我國(guó)歷史上，曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)“大躍進(jìn)”、“文化大革命”等多次戰(zhàn)略性的重大決策錯(cuò)誤，給國(guó)家和人民造成巨大損失，充分說(shuō)明了決策的失誤是最大的失誤這一真理。我們付出了許多學(xué)費(fèi)，才懂得了必須實(shí)行科學(xué)決策民主決策的道理。而領(lǐng)導(dǎo)人的正確決策，離不開(kāi)正確的信息支持，也就離不開(kāi)秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮智力助手作用。所謂參謀作用，就其實(shí)質(zhì)來(lái)說(shuō)，也是建立在信息加工基礎(chǔ)上的智力助手作用。領(lǐng)導(dǎo)人要正確決策，必須依靠大量精確信息的支持，通俗地說(shuō)就是必須依靠參謀、外腦的智力支持，否則任何再高明的領(lǐng)導(dǎo)也必然有其所不知不懂的領(lǐng)域。但我們必須懂得，領(lǐng)導(dǎo)人的參謀外腦，主要地并不是靠的秘書(shū)部門(mén)這一家，更不是靠的某一個(gè)秘書(shū)個(gè)人。秘書(shū)并非各種專業(yè)領(lǐng)域的專家，例如外貿(mào)、司法、土壤、建筑等等許多專業(yè)，一般的黨政秘書(shū)大概是都不大精通的。秘書(shū)部門(mén)的人員結(jié)構(gòu)，也大量配備的是辦事型的秘書(shū)或偏政偏文的秘書(shū)，所以秘書(shū)部門(mén)并不可能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的參謀部，而只是一個(gè)信息加工廠。秘書(shū)部門(mén)并非領(lǐng)導(dǎo)的信息源，而是信息與領(lǐng)導(dǎo)的中介，能夠做好信息加工工作就算發(fā)揮了很大的參謀作用了。同理，秘書(shū)個(gè)人也要緊緊掌握智力輔助的界限，有的領(lǐng)導(dǎo)稱秘書(shū)為他的“高參”，那或許是很特殊的情況，或者是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)人的信口開(kāi)河；還有的學(xué)者寫(xiě)文章要求秘書(shū)做領(lǐng)導(dǎo)人的“諫客”，像魏征諫唐太宗李世民那樣發(fā)揮參謀作用，其實(shí)魏征是專職的諫議大夫，后來(lái)是太師，是進(jìn)入了領(lǐng)導(dǎo)核心的幾個(gè)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之一，而并非現(xiàn)今意義上的高級(jí)秘書(shū)或辦公廳主任。有的學(xué)者要求秘書(shū)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的諫客，顯然也是超越了秘書(shū)功能的信口開(kāi)河。正確的說(shuō)法只能是“參謀提醒”，這已經(jīng)是很高的要求了。

秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮智力助手作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策的主要途徑，是發(fā)揮信息加工的作用，所以信息工作在秘書(shū)部門(mén)工作中越來(lái)趣為重要。

二、秘書(shū)部門(mén)的基本職能

秘書(shū)部門(mén)的職能，也就是領(lǐng)導(dǎo)或上司根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，也根據(jù)秘書(shū)部門(mén)的功能、能量的主觀因素，所要求秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮的作用與承擔(dān)的職責(zé)任務(wù)。職能與功能有時(shí)是交叉一致的，比如說(shuō)秘書(shū)部門(mén)具有辦事(指“三辦”)與參謀(指智力助手)的職能或功能，就比較一致并無(wú)矛盾。但職能的含義范圍顯然應(yīng)當(dāng)小于功能，而大于具體的各項(xiàng)任務(wù)。有的同志把職能與工作任務(wù)完成等同起來(lái)，因而得出秘書(shū)部門(mén)有辦文、辦會(huì)、信訪、檔案……等等一二十種職能，則又過(guò)于繁瑣具體，就事論事，缺少必要的理性上升。在改革開(kāi)放中，典型的秘書(shū)部門(mén)的職能既有較大拓寬，也有縮減的地方。以下只就基本的職能作用，按其性質(zhì)相近情況，分述如下：

(一)后勤保障的職能

1.后勤保障的職能，是任何領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)都有的基本職能之一。各種各類秘書(shū)部門(mén)，其他職能也許有時(shí)不那么強(qiáng)調(diào)，比如有的單位文字與文書(shū)工作可能很少，有的單位沒(méi)有下屬因而督促檢查工作很少；但是任何一個(gè)單位只要是一個(gè)實(shí)體，有領(lǐng)導(dǎo)、有職工，有日常工作在每天運(yùn)轉(zhuǎn)，這種“運(yùn)動(dòng)”就要不停地消耗能源與物資，而領(lǐng)導(dǎo)與職工也同樣每天要消耗大量的能量與物質(zhì)，必須有后勤工作予以不斷的支持。試估計(jì)一下，一個(gè)上百人的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，每天消耗的物質(zhì)與能量，諸如房屋設(shè)備、辦公用品、車輛汽油、水電氣、吃喝拉撒睡，樣樣得有人管。這些工作通常都屬于秘書(shū)部門(mén)的工作，由秘書(shū)長(zhǎng)統(tǒng)轄。例如各地市的機(jī)關(guān)事務(wù)局、行政科、交際科、房產(chǎn)科、維修科、總務(wù)處、伙食團(tuán)，大單位的附屬醫(yī)院、職工俱樂(lè)部等，一般都屬于大秘書(shū)工作的范圍。中央領(lǐng)導(dǎo)同志在1994年底全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)上，明確要求秘書(shū)部門(mén)要保證機(jī)關(guān)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)，明確了后勤工作的意義。

2.后勤保障的職能，是秘書(shū)部門(mén)工作中花費(fèi)人員、精力與錢財(cái)最大的一系列工作。廣義的機(jī)關(guān)行政管理的內(nèi)容很寬，主要的有機(jī)關(guān)(含企事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān))財(cái)務(wù)管理、物資設(shè)備管理、房產(chǎn)管理、基本建設(shè)管理、醫(yī)療保健管理、環(huán)境管理、車輛管理、產(chǎn)權(quán)管理、機(jī)關(guān)所屬產(chǎn)業(yè)管理、職工生活管理、大單位的交通與治安管理、以及職工與家屬的福利事項(xiàng)與文化生活的管理等等。這些工作象一顆顆的螺絲釘一樣，保證了機(jī)關(guān)機(jī)器的正常運(yùn)動(dòng)，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，機(jī)關(guān)常需再細(xì)設(shè)分技職能機(jī)構(gòu)或科室專管，如附屬醫(yī)院、伙食團(tuán)等；財(cái)務(wù)科則通常由一位領(lǐng)導(dǎo)分工領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)長(zhǎng)協(xié)助具體管轄。

3.后勤工作是科學(xué)性很強(qiáng)的一系列工作，秘書(shū)部門(mén)要發(fā)揮好后勤保障的職能作用，一是要從革命分工的角度，認(rèn)識(shí)后勤工作的重要、光榮的意義，教育職工牢固樹(shù)立“三服務(wù)”的服務(wù)思想；二是要加強(qiáng)后勤改革，理順關(guān)系，轉(zhuǎn)換機(jī)制，提高管理水平，實(shí)行部分后勤工作的社會(huì)化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又紅又專，精通科學(xué)管理，掌握現(xiàn)代化先進(jìn)技能的后勤隊(duì)伍；四是要充實(shí)后勤服務(wù)手段與必要的設(shè)備、設(shè)施。

(二)辦理文書(shū)的職能

l.辦理文書(shū)的職能是秘書(shū)部門(mén)傳統(tǒng)的職能，古代領(lǐng)導(dǎo)人使用秘書(shū)的一個(gè)重要原因，就是為了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理文書(shū)事務(wù)。由于隨著領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)日繁，各級(jí)政權(quán)機(jī)構(gòu)的文書(shū)越來(lái)越多，而且辦理文書(shū)的專業(yè)性也越來(lái)越強(qiáng)，已非一般官員所能辦理，從而逐漸產(chǎn)生了各級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)身旁專門(mén)處理文書(shū)事務(wù)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)。如秦代的御史大夫寺專門(mén)“掌天下文書(shū)”，兼“主柱下方書(shū)”；唐代的翰林院等官員“協(xié)理批答四方章表疏議，起草制詔書(shū)敕”；明代內(nèi)閣設(shè)中書(shū)科起草公文，設(shè)制敕房繕寫(xiě)公文等。及至到了現(xiàn)代社會(huì)，由于各種各樣的機(jī)構(gòu)單位數(shù)量激增，辦文要求更為嚴(yán)格與規(guī)范，這就使得辦理文書(shū)成為機(jī)關(guān)單位秘書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)經(jīng)常性的也是基礎(chǔ)性的工作。

2.辦理文書(shū)的職能又可分為四個(gè)方面的系列工作：

（1）起草撰寫(xiě)公文與其他應(yīng)用文書(shū)。任何實(shí)體機(jī)構(gòu)，或多或少都有一定的文書(shū)撰寫(xiě)任務(wù)，如請(qǐng)示問(wèn)題、報(bào)告情況、制定計(jì)劃……等。過(guò)去人們稱秘書(shū)為“秀才”、“筆桿子”，就是指此。

(2)文書(shū)處理工作，又包括收文與發(fā)文兩大方面。文書(shū)只有經(jīng)過(guò)處理，才能產(chǎn)生作用。

(3)檔案工作，也就是把辦完而有查考價(jià)值的文書(shū)，經(jīng)過(guò)秘書(shū)部門(mén)或其他業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔，最后移交給檔案部門(mén)保管。檔案工作是辦文的最后環(huán)節(jié)，是大秘書(shū)的范圍。

(4)信息工作，本來(lái)主要是各種文書(shū)資料的加工工作，由于它的地位作用越來(lái)越強(qiáng)，將于后專門(mén)介紹。

我國(guó)各級(jí)辦公廳(室)下設(shè)的秘書(shū)局、處、科，實(shí)際上就是辦理文書(shū)的處室。黨和國(guó)家對(duì)于文書(shū)處理有專門(mén)的條例規(guī)范。

(三)信息加工的職能

信息一詞被廣泛使用，不過(guò)是八十年代以來(lái)的事，但信息工作巳經(jīng)成為秘書(shū)部門(mén)的重頭工作，秘書(shū)信息是領(lǐng)導(dǎo)掌握外部情況，認(rèn)識(shí)客觀社會(huì)的主渠道。中央要求秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮好對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用，主要是依靠秘書(shū)信息工作與調(diào)查研究相結(jié)合，向領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)決策的依據(jù)。秘書(shū)參謀作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)本身并不是信息源，而只是“加工廠”，所以，對(duì)信息加工然后提供給領(lǐng)導(dǎo)，成為秘書(shū)部門(mén)輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策的—項(xiàng)重要職能。

1.信息是至今人類尚未完全認(rèn)識(shí)的東西，也還沒(méi)有公認(rèn)的科學(xué)定義，廣義的信息很難準(zhǔn)確下出定義來(lái)，最早把信息概念推廣到人、動(dòng)物與機(jī)械之中的科學(xué)家維納認(rèn)為,“信息是人們?cè)谶m應(yīng)外部世界并使這種適應(yīng)反作用于外部世界過(guò)程中，同外部世界進(jìn)行交換的內(nèi)容的名稱”。這話不大好懂，日本學(xué)者把它簡(jiǎn)化發(fā)展成一句話：“信息是生活主體同外部客體之間有關(guān)情況的消息”。以上說(shuō)法有三個(gè)要點(diǎn)：

(1)信息是指反映客觀世界中客觀事物的特征及其變化的表征；

(2)信息是客觀事物的狀態(tài)經(jīng)過(guò)傳遞后的再現(xiàn)；

(3)信息對(duì)于接收者是一種有用的知識(shí)。

也就是說(shuō)，信息是指具有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息。信息是關(guān)于事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的表述。信息包括自然信息與社會(huì)信息，諸如星星閃動(dòng)，刮風(fēng)下雨，機(jī)器轟鳴，野獸狂嚎，都是一種信息。秘書(shū)處理的信息的范圍顯然要狹小得多，我們把它定義為“秘書(shū)信息”。這樣，使用秘書(shū)信息這一詞語(yǔ)，有助于明確秘書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)提供的信息的范圍與重點(diǎn)：即凡屬一般秘書(shū)部門(mén)所必須掌握，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助、服務(wù)的信息，均屬秘書(shū)信息，這就是秘書(shū)信息的特定范圍。

有些領(lǐng)導(dǎo)同志要求秘書(shū)部門(mén)提供的信息“越多越好”，有的秘書(shū)部門(mén)也要求下屬提供信息條數(shù)越多越受表?yè)P(yáng)，這其實(shí)是不科學(xué)的方法，會(huì)使大量信息無(wú)法加工應(yīng)用，甚至造成信息污染，勞民傷財(cái)，這是信息工作的誤區(qū)。

2.秘書(shū)部門(mén)的信息工作，從縱的方面，可分為收集信息、篩選信息(即篩選掉大量無(wú)用的、價(jià)值不大、重復(fù)過(guò)時(shí)的、虛假的信息)、研究信息(指科學(xué)地研究，包括統(tǒng)一口徑與分類等)、傳輸信息、貯存信息、反饋信息等不同環(huán)節(jié)的工作。從橫的方面講，主要是信息工作與調(diào)查研究?jī)煞矫?，都是秘?shū)部門(mén)的重要工作。

對(duì)于秘書(shū)部門(mén)來(lái)說(shuō)，信息學(xué)是一門(mén)十分重要的學(xué)問(wèn)，如何加工信息，如何提供對(duì)路(優(yōu)質(zhì))信息，如何精簡(jiǎn)一般(無(wú)用)信息，如何處理憂信息，如何開(kāi)發(fā)(增值)信息，都是有待進(jìn)一步解決的課題。

(四)綜合協(xié)調(diào)的職能

1.綜合是秘書(shū)部門(mén)的特點(diǎn)，有人稱秘書(shū)部門(mén)是唯一具有“綜合權(quán)”的部門(mén)。秘書(shū)部門(mén)位居領(lǐng)導(dǎo)近身，地位比較超脫，又具有這種綜合權(quán)，使秘書(shū)部門(mén)能夠發(fā)揮綜合的職能作用。協(xié)調(diào)則是協(xié)同動(dòng)作，統(tǒng)一行為的意思。領(lǐng)導(dǎo)人要使所屬范圍內(nèi)外矛盾盡量縮小，工作步驟盡量一致，改善組織之間、工作之間、個(gè)人之間的關(guān)系使之和諧一致，就必須掌握運(yùn)用綜合協(xié)調(diào)的藝術(shù)。由于秘書(shū)部門(mén)前述的近身、超脫、綜合等特點(diǎn)，使秘書(shū)部門(mén)成為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展協(xié)調(diào)工作的最佳部門(mén)。

秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)的職能，無(wú)論從促進(jìn)科學(xué)管理，減少內(nèi)耗，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的角度，或從改善公共杜會(huì)形象的角度，都是非常重要的。

2.綜合協(xié)調(diào)工作。貫穿于秘書(shū)工作的許多方面，而不可能設(shè)立一個(gè)專門(mén)科室來(lái)做，這是和其他許多職能工作不同的特點(diǎn)。比如信息、保密、檔案、文書(shū)等都可設(shè)立等門(mén)科室專司其事；而協(xié)調(diào)卻存在于全部秘書(shū)工作之中動(dòng)。辦文有辦文中的協(xié)調(diào)，辦會(huì)有會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的大量協(xié)調(diào)，就是處理一件具體內(nèi)部矛盾事務(wù)，比如各個(gè)科室之間分配電扇、安排人打掃衛(wèi)生，也得做好協(xié)調(diào)才能減少阻力，順利完成任務(wù)。

協(xié)調(diào)總的講是領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)任務(wù)，秘書(shū)部門(mén)是處于做好輔助事務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的地位。但對(duì)于純粹機(jī)關(guān)內(nèi)部非政策性事務(wù)的協(xié)調(diào)，如前所說(shuō)的分配電扇一類事情，則秘書(shū)長(zhǎng)、辦公室主任應(yīng)當(dāng)大膽負(fù)責(zé)，把它搞好，這也是減少領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)的一種服務(wù)方式。

(五)督促檢查的職能

督促檢查是一種領(lǐng)導(dǎo)行為，科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)離不開(kāi)督促檢查，領(lǐng)導(dǎo)督查是決策落實(shí)的“第一推動(dòng)力”。歷史上雖然秘書(shū)機(jī)構(gòu)有時(shí)也承擔(dān)有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期檢查各衙門(mén)文卷實(shí)行督查)和“催報(bào)督查”等形式，但在多數(shù)時(shí)代和情況下，秘書(shū)部門(mén)不是監(jiān)督部門(mén)，也沒(méi)有很重的督查任務(wù)，更多是限于文書(shū)的催辦而已。80年代以后，由于形勢(shì)的需要，中央再次強(qiáng)調(diào)了秘書(shū)部門(mén)要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好督查工作，賦予了秘書(shū)部門(mén)新的職能，使督促檢查成為秘書(shū)部門(mén)輔助領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，它對(duì)于克服官僚主義、分散主義、地方主義、本位主義等，以保持政令的暢通，決策的貫徹，具有決定性的作用。按照中央領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，如果只有決策、部署而沒(méi)有督促檢查，就叫做任務(wù)只完成了“一半”。這在秘書(shū)工作中叫做應(yīng)樹(shù)立“一半”意識(shí)，成為一個(gè)專門(mén)的新術(shù)語(yǔ)。

經(jīng)過(guò)十幾年的發(fā)展，秘書(shū)督查工作已經(jīng)積累了一定經(jīng)驗(yàn)，中央制定了有關(guān)督促檢查工作的條例，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的辦公廳建立了督查處科。在新時(shí)期，秘書(shū)部門(mén)要加大督查力度，維護(hù)黨和國(guó)家的重大方針政策的健康落實(shí)。

(六)“不管部”的職能

在各種領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中，還有許多無(wú)法歸給某一職能科室管理的工作，也會(huì)有一些全面性的重要任務(wù)，無(wú)法交給哪一個(gè)科室去完成，領(lǐng)導(dǎo)通常把這類任務(wù)交付給秘書(shū)部門(mén)，這就使秘書(shū)部門(mén)常常發(fā)揮著一種“不管部”的職能。

“不管部”職能內(nèi)容廣泛，難以明確界定。大體上有兩大類：一類是常規(guī)性的，指機(jī)關(guān)內(nèi)遇到的沒(méi)有其他職能科室專管的，帶全面性的日常工作或臨時(shí)任務(wù)。諸如前些年各單位發(fā)行公債，宣傳部門(mén)只管宣傳，財(cái)經(jīng)部門(mén)只管財(cái)務(wù)，但總還得有個(gè)部門(mén)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌總管，自然非秘書(shū)部門(mén)莫屬。另一種是指執(zhí)行機(jī)關(guān)公務(wù)中遇到的重大新情況、新問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)也常常交給秘書(shū)部門(mén)去代表或協(xié)助他調(diào)查處理，這在現(xiàn)實(shí)中也是很多的，特別是高層次的秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任，常常從事這類授權(quán)的特殊工作。

“不管部”職能使秘書(shū)工作產(chǎn)生了有限無(wú)窮的延伸，有限是講它不能超越本機(jī)關(guān)、本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)權(quán)限；無(wú)窮是講具體的事務(wù)各種各樣，時(shí)刻可能發(fā)生，甚至可能趕過(guò)本來(lái)的工作量。秘書(shū)對(duì)此應(yīng)有正確認(rèn)識(shí)與思想準(zhǔn)備，把發(fā)揮不管部職能作用看作是份內(nèi)之事，才能有所準(zhǔn)備地、積極愉快地完成這些任務(wù)。

三、秘書(shū)部門(mén)如何發(fā)揮它的職能作用

(一)需要進(jìn)一步科學(xué)地明確規(guī)范秘書(shū)部門(mén)的基本職能。隨著時(shí)代的前進(jìn)、事業(yè)的發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)人素質(zhì)的變化，秘書(shū)部門(mén)的基本功能沒(méi)有變化，但職能任務(wù)則既有拓寬又有減縮。在這種拓寬與縮減的過(guò)程中做到科學(xué)合理，是一個(gè)重要的尚未引起有關(guān)方面充分注意的問(wèn)題。秘書(shū)部門(mén)的職能應(yīng)當(dāng)明確集中，保證機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)，保證領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)，主要為領(lǐng)導(dǎo)決策與貫徹決策服務(wù)，其他的宜于縮減，不斷地延伸會(huì)帶來(lái)“力不從心”的結(jié)果。

(二)秘書(shū)部門(mén)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，需要進(jìn)一步科學(xué)合理，理順上下、縱橫、左右、內(nèi)外的關(guān)系。改善內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)，以求發(fā)揮整體功能，才能在長(zhǎng)期人少事多的情況下達(dá)到“l(fā)+1>2”，做好工作。

(三)提高秘書(shū)人員素質(zhì)，是發(fā)揮秘書(shū)部門(mén)職能作用的基礎(chǔ)，需要重視的問(wèn)題主要有兩個(gè)方面：一是秘書(shū)隊(duì)伍從工農(nóng)型到秀才型、經(jīng)驗(yàn)型，偏政偏文是必要的，但實(shí)務(wù)技能的培養(yǎng)也是刻不宜緩的問(wèn)題。沒(méi)有良好的職業(yè)意識(shí)(對(duì)秘書(shū)職業(yè)的光榮感、自豪感)與良好的職業(yè)技能，均將難以適應(yīng)現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)人的需要。比如不懂經(jīng)濟(jì)、不會(huì)外語(yǔ)、不能操作現(xiàn)代辦公與通訊設(shè)備的秘書(shū)，無(wú)疑將難以充分發(fā)揮參謀助手作用。另一方面是秘書(shū)觀念的現(xiàn)代化問(wèn)題，也是秘書(shū)培訓(xùn)教育工作的重點(diǎn)，特別在民間、私人秘書(shū)中，效率與效益是一回事。是民間企業(yè)生命攸關(guān)的頭等問(wèn)題，沒(méi)有高度的效率與效益觀念，慢騰騰的辦事、辦文，是不具備現(xiàn)代秘書(shū)的資格的。還有現(xiàn)代秘書(shū)的思維規(guī)律問(wèn)題，也是值得研究的。

(四)加強(qiáng)秘書(shū)工作與秘書(shū)部門(mén)的有關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)，如秘書(shū)的資格認(rèn)定與晉升、秘書(shū)的工作方法與紀(jì)律、秘書(shū)工作中許多方面的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化、秘書(shū)教學(xué)大綱等，有的已在著手之中，但要使之完善任務(wù)還較艱巨，需要國(guó)家有一個(gè)機(jī)構(gòu)專門(mén)考慮這方面的問(wèn)題。

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