會議不同階段的效果評估

會議是在具體的時間和空間舉行的，各種因素對會議效果的影響是一個持續(xù)的過程。要舉行成功的會議，從會議開始前到會議結(jié)束后都應(yīng)注意各種因素的影響。為了更好的保護(hù)積極因素，排除消極因素，有必要對影響會議效果的各種因素加以評估，從而建立取舍標(biāo)準(zhǔn)，也可避免將時間浪費(fèi)在不值得討論的議案上。

一、會前效果評估

在會議舉行前，以下因素會影響會議效果:

◆欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不準(zhǔn)確

◆欠缺議程

◆與會者人選不當(dāng)，或者與會者人數(shù)太多或太少

◆會議時間、地點不當(dāng)

◆開會的通知時間不當(dāng)

◆開會通知的內(nèi)容欠周詳

◆會議場地設(shè)備欠佳

◆與會者沒有作充分準(zhǔn)備

◆未定明會議的終止時間以及每一項議題的時間分配

◆會議不準(zhǔn)時開始

◆以前的會議太多，使與會者一聽說要開會，都感到厭煩

◆開會次數(shù)太少，使每次會議的議題過多

二、會中效果評估

在會議進(jìn)行中，影響會議效果的有如下因素：

◆在會中的交誼活動

◆外界的干擾

◆與會者離題

◆主持人離題

◆讓沒有必要留在會場的與會者留在現(xiàn)場

◆資料不充足，決策偏頗

◆少數(shù)人壟斷會議

◆與會者之間交頭接耳

◆與會者不表明真正的感受或意見

◆與會者之間爭論

◆與會者與主席爭論

◆視聽器材發(fā)生故障

◆與會者欠缺熱心

◆會議超出預(yù)定時間

◆主持人未能總結(jié)會議的成果。

三、會后效果評估

會議結(jié)束后，經(jīng)常會出現(xiàn)以下情況，應(yīng)注意避免：

◆欠缺會議記錄

◆對決議落實不力

◆不對會議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)

◆不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組

◆與會者對會議感到不滿

會后效果評估表

（一）目標(biāo)

1、此次會議的目標(biāo)是什么？

2、會議目標(biāo)是否達(dá)成？

是□否□部分達(dá)成□

3、哪些目標(biāo)沒有完全達(dá)成？為什么沒有完全達(dá)成？（確切理由）

（二）時間

1、會議目標(biāo)是否是最短時間內(nèi)達(dá)成？

是□否□不能確定□

2、倘若目標(biāo)并非在最短時間內(nèi)達(dá)成，為什么沒有在最短時間內(nèi)達(dá)成？（確切理由）

（三）與會者

1、列舉每一位與會者的姓名并評估會議結(jié)束后他們的滿意程度。

2、為“不滿意”或“極不滿意”的與會者找出使他們“不滿意”或“極不滿意”的原因。

（四）假如再主持同樣的會議，下表中哪些事項將繼續(xù)維持？哪些事項將有新的舉措？

會議不同角度的效果評估

任何會議的舉行，都有以下共同屬性：一是會議期間，必須付出一定的代價；二是會議應(yīng)有一定的目的；三是會議結(jié)束后，無論成功與否，或多或少都能給人以啟示，使人獲得一定的經(jīng)驗和教訓(xùn)。會議效率的高低，不是一個一成不變的概念，需要從不同角度加以評估。以下對此作一簡要介紹。

一、從付出代價的角度評估

會議實際支出了多少費(fèi)用是很容易算出來的。計算會議成本的方法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）。當(dāng)然會議實際費(fèi)用還要加上會場租賃費(fèi)、資料費(fèi)、水電費(fèi)等等。會議評估要力求科學(xué)，可以采用以下公式：

這一公式中的c是指每一個與會者為會議所作貢獻(xiàn)的費(fèi)用；t是指車旅費(fèi)；a是指食宿費(fèi)用；p是指籌辦費(fèi)用，包括地點、設(shè)備的租賃費(fèi)，幻燈片和錄影帶等輔助資料的制作費(fèi)等。把以上的數(shù)目加起來除以d——與會者人數(shù)，就可以得到一個cd值，也就是相當(dāng)于在每位與會者身上所花的費(fèi)用。

在這些費(fèi)用中，與會者作貢獻(xiàn)的費(fèi)用c，很可能被低估。這方面的原因很多，在此不多作說明。

在弄明白為每位與會者花了多少錢之后，還應(yīng)當(dāng)明白錢是否都花在了刀刃上。目的在于調(diào)整員工工作狀態(tài)的會議，比較容易評估效果。比如，會后員工們賣出的汽車是否增多？等等。如果達(dá)到效果，企業(yè)獲得的額外利潤就應(yīng)歸功于會議了。

如果會議的目的是為提高士氣，向企業(yè)員工通報情況，或者對員工進(jìn)行培訓(xùn)，就不能立即從財務(wù)上顯示出利潤來。在這種情況下，最好把會議看成是員工在職訓(xùn)練計劃的一個部分，看成是對企業(yè)前途的投資，并盡可能從中挖掘價值。從長遠(yuǎn)來看，投入一定的人力、財力，絕對是值得的。如果采取另外的辦法，比如取消會議，那么結(jié)果必然是士氣低落、無法接受變動或生產(chǎn)效率下降等。

在傳統(tǒng)上，許多會議的舉行是不太在乎開銷的，一般持這樣的觀點：所謂好主意就是把經(jīng)過精挑細(xì)選的部門經(jīng)理和員工送到一家五星級飯店，讓他們聽取富有創(chuàng)意的報告……這樣的會議被普通人認(rèn)為是讓與會者去度假。而現(xiàn)在，人們在經(jīng)過了每次重大會議后，習(xí)慣反省一個問題：“這個會議的舉行值得嗎？”作為會議決策者，對這個問題必須引起重視。

評估會議是否值得舉行，不能僅僅局限在付出的代價的角度，而應(yīng)考慮會議是否管用，也就是會議是否達(dá)到了預(yù)期的目的。

二、從會議品質(zhì)的角度評估

為了提高會議效果，可以分開評估會議的各個部分，并就其作出判斷。下面提供了一份評估會議質(zhì)量的清單，可以作為評估時的參考。

在清單一開頭，簡要地提一下既定的會議目的。在完成這一評估報告時，不要忘記這一點。

印刷品

對設(shè)計和版面是否滿意？內(nèi)容是否正確或者表述清楚？印刷品是否及時提供？所花的費(fèi)用是否值得？

地點

會議地點的位置是否適當(dāng)？大小是否合適？住宿、飲食和服務(wù)的等級如何？設(shè)施是否適用？工作人員是否肯幫忙？與會者的意見如何？

交通

車輛是否保養(yǎng)得很好？車輛是否準(zhǔn)時？機(jī)動性是否很高？司機(jī)是否客氣和肯幫忙？

會場布置

標(biāo)志、布景、照明和會議地點的裝飾水平如何？會場設(shè)計的各個項目是否及時提供和安裝？與會者對設(shè)計布置有什么意見？

器材設(shè)備

提供器材設(shè)備的單位工作完成得如何？安裝和操作設(shè)備的人員工作效果如何？有無設(shè)備故障？原因是什么？

發(fā)言者

發(fā)言內(nèi)容是否打動人心？講稿的風(fēng)格是否合適？內(nèi)容是否明了？講稿是如何提供的？輔助設(shè)備的資料是否派上用場？

與會者的意見

會議采用的風(fēng)格是否合適？場地設(shè)計、音樂是否合適？會議時間是否合適？所花的費(fèi)用是否值得？

三、從經(jīng)驗教訓(xùn)的角度評估

對剛剛結(jié)束的會議作出評估，促使下一次會議開得更有成效，費(fèi)用更少。如果不得不跳過評估階段，或者是第一次策劃籌辦會議，下面的幾個辦法，可以在會議上少花錢，且獲得最大的價值上提供幫助。

◆會議要開得短。如果預(yù)計開一天的會議，可以只開半天，這樣只需一夜的住宿。

◆安排較多的活動，使會議獲得最大限度的價值。應(yīng)多安排自助餐而減少正式午宴。多開小會，以使與會者能增加參與度。如果有可能也利用晚間開會。

◆特別注意選擇地點。會議地點的技術(shù)設(shè)施都在改進(jìn)，有良好設(shè)施的會場利用價值更大，因為可以節(jié)省設(shè)備的租賃費(fèi)用。

◆對與會者的名單要精益求精。把與會者限于最有可能為會議作出貢獻(xiàn)的人。人數(shù)少意味著會議場地小，可節(jié)省場地租賃，住宿和餐飲費(fèi)。

◆如果請公關(guān)公司籌辦會議，應(yīng)多看多問。有的企業(yè)提供價格低的全套特價服務(wù)，包括現(xiàn)成的布景和可挑選的器材設(shè)備。

◆如果對于某會議承辦公司的工作感到滿意，可考慮與其長期合作。保持合作關(guān)系，可促使他們減少收費(fèi)。

◆討價還價。應(yīng)先確定自己的價位，并努力找到能獲得與它最接近的價格的辦法。

上面提到的經(jīng)驗，有助于會議舉辦者參考。如果動用企業(yè)內(nèi)部資源籌辦下一次會議，應(yīng)首先明確：什么應(yīng)當(dāng)做，什么應(yīng)當(dāng)避免。如果是由公關(guān)公司代為籌辦，可以先問問他們是否有某種形式的評估，他們也許會很樂意滿足這一要求。多數(shù)會議承辦公司知道，客戶越來越不重視會議表面的熱鬧和氣派，而在乎會議是否能做更有效的變動。因此，這一方面的經(jīng)驗總結(jié)正在加強(qiáng)。

關(guān)于會議的經(jīng)驗教訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括：會議開得是否有效；會議有什么失敗的地方；有哪些需要改進(jìn)的地方；與會者的立場觀點。發(fā)言者的表現(xiàn)如何；向所有人表明會議開得是否成功。

如果策劃和組織一次會議，經(jīng)過排練加上具有說服力的發(fā)言者，以及有力而又恰到好處的技術(shù)支持，對于籌辦人、參與者以及所有相關(guān)人員來說，可能是一次令人真正滿意的經(jīng)歷。

不同人員對會議效果的評估

評估會議有三個主要來源：一是會議主持人，二是訓(xùn)練有素的會議專業(yè)人士，三是與會者。

專業(yè)人士和與會者對會議所做的評估，視野比較開闊，也比較客觀。

（一）會議主持人的評估

會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)該這樣征求意見：“我主持得怎么樣？”“哪些議題進(jìn)行得非常順利？為什么？”“哪些部分有問題？”等等。

這是主持人最起碼要思考的問題?；〞r間對這些細(xì)節(jié)深入思考，自我評估是有助益的。

（二）訓(xùn)練有素的會議專業(yè)人士的評估

一個訓(xùn)練有素的會議專業(yè)人士對于有效會議的成份、客觀評估的技巧以及給予評估的回應(yīng)都是相當(dāng)熟悉的。會議專業(yè)人士通常坐在會議室的后面，并且以評估表格來做記錄。評估的表格一般是按照會議進(jìn)行的先后次序而設(shè)計的。

會議結(jié)束之后，會議專業(yè)人士可以將他觀察到的事情向全體與會者報告，并邀請他們共同討論如何改進(jìn)下一次會議；也可以私下同會議主持人交換看法，并討論需要改進(jìn)的地方。

（三）與會者的評估

與會者是評估會議的最佳人選。他們對于會議內(nèi)容、會議中發(fā)生的事情以及主持人的表現(xiàn)都有所感受與反應(yīng)。會議中公開討論通常是得到與會者反饋信息的最佳方案。 雖然會議中與會者的直接反應(yīng)對于評估會議有一定的價值，但這種反應(yīng)勢必帶有迎合會議氣氛的色彩，要獲得與會者對會議的印象及自己的想法，可以在會議結(jié)束后幾天之內(nèi)，請他們填寫一份問卷。問卷要簡單，最好采取只提少數(shù)相關(guān)問題的辦法，測驗會議的主要意圖是否已被接受和理解。

除了這些有關(guān)的問題，問卷還應(yīng)設(shè)法發(fā)現(xiàn)與會者對以下問題的看法：

◆地點——位置是否適當(dāng)？是否容易到達(dá)？是否有足夠的停車場？是否舒適？服務(wù)和飲食是否良好？工作人員的服務(wù)如何？

◆會議的組織——是否在開會前就對會議內(nèi)容已有所知？旅行安排的效果如何？座位安排是否滿意？日程表、選票、簡報等輔助資料是否做得很好？

◆會議——會議是否籌辦得很好？在會上能否看清楚、聽清楚？發(fā)言者是否給人深刻印象？輔助器材是否良好？有沒有足夠的時間提問？與會者是否覺得充分參與了會議？從會議中學(xué)到了什么？

◆后續(xù)行動——是否有正式的后續(xù)行動？如果沒有，是否應(yīng)當(dāng)有這樣的行動？會議的直接結(jié)果是什么？是否打算采取進(jìn)一步的行動？

籌辦人最好在確定了會議目的的前期策劃階段，就設(shè)計出一份問卷。對會議的策劃越投入，本來模糊的想法越有可能變得清晰。

要讓與會者填一份問卷可能有一定困難，因為在會議結(jié)束之后，每個人都將忙于工作。解決這個問題的方法是：或者帶著小型錄音機(jī)登門拜訪；或者舉辦填寫問卷有獎比賽；或者不斷地催促，這當(dāng)然要注意避免與會者的反感情緒。

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