背景說明：你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項任務(wù)。

一、

便條

鐘苗：

江蘇遠(yuǎn)洋公司副總經(jīng)理等五人將于9月25日至28日來我公司進(jìn)行考察，請你按公司慣例做出接待計劃與安排，計劃形成后交我審閱，待批準(zhǔn)后再去相關(guān)部門交辦具體適宜。

謝謝

行政經(jīng)理蘇明

XX年11月21日

參考答案：

1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：

（1）接待規(guī)格；

（2）日程安排；

（3）經(jīng)費(fèi)列支。

2、人員安排中計劃中應(yīng)寫明；

（1）主要陪同人員；

（2）主要工作人員；

（3）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；

（4）宴請時間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；

（5）會見、會談地點(diǎn)、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計劃：

（1）日期、時間、地點(diǎn)；

（2）活動內(nèi)容；

（3）陪同人員。

4、接待經(jīng)費(fèi)計劃（列支）；

（1）工作經(jīng)費(fèi)；

（2）餐飲費(fèi)；

（3）住宿費(fèi)；

（4）交通費(fèi)；

（5）參觀費(fèi)；

（6）其他不可預(yù)見費(fèi)用。

二、

備忘錄

發(fā)自：行政經(jīng)理蘇明

發(fā)給：秘書鐘苗

日期：XX.11.21

內(nèi)容：

公司成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請你幫開發(fā)部列出我公司商務(wù)出差申請費(fèi)用以及報銷結(jié)算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。

謝謝

參考答案：

我公司商務(wù)出差申請費(fèi)用以及報銷結(jié)算的步驟是；

1、申請人提交費(fèi)用申請報告或填寫費(fèi)用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。

3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請報告或費(fèi)用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。

4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實(shí)商務(wù)工作時，計劃的費(fèi)用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報銷。

三、

便條

鐘苗：

一些員工對信息存儲過程不太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒有進(jìn)行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規(guī)范合理，請你擬寫一份有關(guān)信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由你向員工作介紹。

行政經(jīng)理蘇明

XX年11月21日

參考答案：

1、登記：

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼；

②分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類。

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