客戶(hù)檔案管理是銷(xiāo)售管理中的重點(diǎn)，銷(xiāo)售管理的很多工作都可以通過(guò)客戶(hù)檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。比如客戶(hù)維護(hù)、業(yè)務(wù)員管理等。然而有不少的公司在實(shí)際工作中，并沒(méi)有充分的發(fā)揮客戶(hù)檔案的功能，一方面源于他們對(duì)客戶(hù)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足重視不夠，另一方面是因?yàn)樗麄內(nèi)狈σ惶子行У墓芾矸椒āＫ栽谒麄兡抢?，客?hù)檔案只是一種客戶(hù)信息記錄了，其功能最大限度的也僅只是為了備查之用。

在這里我要給大家介紹一種叫動(dòng)態(tài)客戶(hù)管理的方法。動(dòng)態(tài)客戶(hù)檔案管理是圍繞客戶(hù)檔案建設(shè)，不斷的對(duì)其中客戶(hù)信息進(jìn)行更新，修改，以及基于它進(jìn)行的銷(xiāo)售目標(biāo)制定，客戶(hù)維護(hù)，業(yè)務(wù)員行為管理，業(yè)績(jī)考核，銷(xiāo)售指導(dǎo)等工作的一種管理概念。所以從某種意義上講，動(dòng)態(tài)客戶(hù)檔案管理更是一種觀念。

現(xiàn)在我就從動(dòng)態(tài)客戶(hù)檔案的設(shè)計(jì)及使用一一闡述，希望能為各位朋友提供一些參考。

一、 動(dòng)態(tài)客戶(hù)檔案設(shè)計(jì)

每個(gè)公司都會(huì)設(shè)計(jì)一份客戶(hù)檔案表，但是有不少的公司在他們看來(lái)，客戶(hù)檔案只是客戶(hù)信息的備忘本。所以欄目設(shè)置得 越多越好?；谶@種思想，他們?cè)O(shè)計(jì)出來(lái)的客戶(hù)檔案就非常詳細(xì)，有很多甚至把客戶(hù)的一些不著邊際的信息都設(shè)計(jì)進(jìn)去了。然而這種設(shè)計(jì)就不可能支持后面的管理工作了。因?yàn)?，第一信息太多太雜很不利于操作。我們經(jīng)?？吹讲簧俚臉I(yè)務(wù)員的客戶(hù)檔案上其實(shí)是一片空白。其次這樣設(shè)計(jì)出來(lái)的客戶(hù)檔案 一定篇幅很大，往往是一大張表格。所以不便于保存管理。

動(dòng)態(tài)客戶(hù)檔案設(shè)計(jì)強(qiáng)調(diào)客戶(hù)檔案是為銷(xiāo)售實(shí)踐服務(wù)的。業(yè)務(wù)員在拜訪客戶(hù)前是必須要事先翻查客戶(hù)的相關(guān)信息，以便為拜訪時(shí)提供話題等方面的支持。同時(shí)業(yè)務(wù)員在結(jié)束拜訪以后需要對(duì)本次拜訪進(jìn)行簡(jiǎn)單的備忘記錄。這些必須記在業(yè)務(wù)員所持有的客戶(hù)檔案上，以便為下一次拜訪提供備忘，同時(shí)也為自己合理分配拜訪時(shí)間頻率提供依據(jù)?？紤]到以上因素，所以業(yè)務(wù)員所持有的客戶(hù)檔案必須是篇幅短小，便于攜帶。如果設(shè)計(jì)成卡片最好。其次業(yè)務(wù)員所持有檔案卡必須留有每次拜訪紀(jì)要的記錄空間，所以業(yè)務(wù)員持有的客戶(hù)檔案表更趨于反映拜訪過(guò)程。

同時(shí)，銷(xiāo)售部也必須配套設(shè)計(jì)一份客戶(hù)檔案。這份檔案主要是用于制定銷(xiāo)售任務(wù)，進(jìn)行客戶(hù)維護(hù)和銷(xiāo)售控制等。所以越詳細(xì)越好，對(duì)篇幅要求不高，只要便于存放翻查即可。另外這份表格必須反映客戶(hù)的訂購(gòu)記錄，以便進(jìn)行客戶(hù)購(gòu)買(mǎi)習(xí)慣及重復(fù)購(gòu)買(mǎi)方面的分析。所以銷(xiāo)售部保存的這份檔案表更趨于反映拜訪結(jié)果。

這樣，兩分表格一大一小，一份反映拜訪過(guò)程，一份反映拜訪結(jié)果。這種設(shè)計(jì)就為以后的相關(guān)銷(xiāo)售管理工作提供了支持?，F(xiàn)在很多企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了信息化，這又大大的簡(jiǎn)化了工作量 。

二、 動(dòng)態(tài) 客戶(hù)檔案的填制

1、 客戶(hù)檔案的編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)一種規(guī)律性，從編號(hào)上就應(yīng)該能夠立刻反映一些初步客戶(hù)信息如性別、地域或級(jí)別等，另外要求檔案要按一固定的標(biāo)準(zhǔn)歸類(lèi)，如地域、級(jí)別、性別等。同時(shí)在封面上寫(xiě)有目錄備查。

2、 對(duì)客戶(hù)檔案的資料更新，修改等明確規(guī)定。一般來(lái)說(shuō)，需要專(zhuān)門(mén)制訂相應(yīng)的管理制度。在每次業(yè)務(wù)員回公司參加例會(huì)期間統(tǒng)一安排更新。經(jīng)理應(yīng)對(duì)整個(gè)過(guò)程實(shí)行監(jiān)督控制。對(duì)于業(yè)務(wù)員填滿(mǎn)須更換的老檔案卡及時(shí)回收，分析，并附在檔案表上。

三、 基于客戶(hù)檔案進(jìn)行的銷(xiāo)售管理

1、制定銷(xiāo)售任務(wù)、輔任務(wù)。

我們都知道，制定銷(xiāo)售任務(wù)一般是依據(jù)市場(chǎng)潛力，占有率、增長(zhǎng)率等指標(biāo)制定出來(lái)的。然而這樣制定出來(lái)的總銷(xiāo)售目標(biāo)是一個(gè)宏觀抽象的數(shù)字。對(duì)于業(yè)務(wù)員來(lái)說(shuō)，其實(shí)際指導(dǎo)意義不大，能否完成，業(yè)務(wù)員心里沒(méi)數(shù)。這樣即使是任務(wù)分解也只是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)抽象的數(shù)據(jù)。同時(shí)，也不利于考核。

但是，如果我們?cè)谥贫ㄈ蝿?wù)時(shí)同時(shí)參考客戶(hù)檔案，分析各客戶(hù)的需求潛力，考慮客戶(hù)的重復(fù)購(gòu)買(mǎi)情況，針對(duì)具體的客戶(hù)制定銷(xiāo)售任務(wù)，這樣就具體得多。這樣制定出來(lái)的是一個(gè)任務(wù)清單，清楚明了。對(duì)于業(yè)務(wù)代表來(lái)說(shuō)，實(shí)實(shí)在在具體多了?？己藭r(shí)也非常簡(jiǎn)單，如果某一項(xiàng)沒(méi)有完成還可以制定相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

2、根據(jù)客戶(hù)檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)員行為管理

我們都知道業(yè)務(wù)員的行為管理一直是一個(gè)令人頭痛的問(wèn)題，許多經(jīng)理想出了各種手段花樣，試圖控制業(yè)務(wù)員的行為。卻總是不盡如人意。其實(shí)我們可以根據(jù)客戶(hù)檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。

我前面講了業(yè)務(wù)員所攜帶的檔案卡上，除了客戶(hù)的基本信息外。還專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)了拜訪紀(jì)要，如果檔案卡兩面都用的話，一般可以設(shè)計(jì)七到十欄。每拜訪一次填一欄，那么七到十次可以用完一張卡。這樣我們就可以通過(guò)檔案卡獲知業(yè)務(wù)員對(duì)某一客戶(hù)的回訪次數(shù)，日拜訪客戶(hù)數(shù)，新增客戶(hù)數(shù)等。結(jié)果是行為的函數(shù)，對(duì)于業(yè)務(wù)員來(lái)說(shuō)，一般的情況下回訪次數(shù)多了，業(yè)績(jī)自然就多。

銷(xiāo)售經(jīng)理應(yīng)在每月底的總結(jié)會(huì)上公布每人下月的客戶(hù)回訪任務(wù)、日平均拜訪客戶(hù)數(shù)及新客戶(hù)開(kāi)發(fā)任務(wù)，這些都可以根據(jù)客戶(hù)檔案來(lái)制定。根據(jù)20/80法則，我想控制住了這一點(diǎn)，那么業(yè)務(wù)員的行為管理應(yīng)該是有效的。

3、利用客戶(hù)檔案做好客戶(hù)維護(hù)工作。

有不少的公司經(jīng)常為業(yè)務(wù)員離職帶走客戶(hù)而煩惱不堪。其實(shí)這是因?yàn)樗麄兓镜目蛻?hù)維護(hù)工作沒(méi)有做好?？蛻?hù)本應(yīng)該是公司的客戶(hù)，業(yè)務(wù)員只能是代表公司與客戶(hù)勾通和交易。要解決這一問(wèn)題，那么公司就必須定期對(duì)客戶(hù)進(jìn)行維護(hù)。

怎么來(lái)維護(hù)，不是我現(xiàn)在要談的，我要說(shuō)的是，公司必須在年初就要根據(jù)客戶(hù)檔案客戶(hù)的級(jí)別，偏好，能力、問(wèn)題、潛力等因素制定一個(gè)維護(hù)計(jì)劃。只有這樣客戶(hù)才能成為公司的客戶(hù)。也就不必?fù)?dān)心業(yè)務(wù)員帶走客戶(hù)了。

4、利用客戶(hù)檔案提高業(yè)務(wù)員的工作效率

業(yè)務(wù)員的工作日志和總結(jié)可以反映一些問(wèn)題。但這些問(wèn)題都是業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)的。在實(shí)際工作中還有很多問(wèn)題是業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)不了的或是故意隱瞞不報(bào)的。比如，業(yè)務(wù)員對(duì)某些薄弱區(qū)域或弱勢(shì)客戶(hù)投入的精力太少，業(yè)務(wù)員對(duì)某一重要客戶(hù)的回訪頻率過(guò)于頻繁。業(yè)務(wù)員每日平均拜訪的客戶(hù)數(shù)量太少。某地域客戶(hù)開(kāi)發(fā)率不高，業(yè)務(wù)員拜訪前的準(zhǔn)備工作不充分，某一重要客戶(hù)的信息資料不全，某一客戶(hù)重復(fù)購(gòu)買(mǎi)率低，面臨客戶(hù)流失等這些問(wèn)題都可以通過(guò)客戶(hù)檔案直接反映分析出來(lái)，而這些問(wèn)題又是業(yè)務(wù)員工作效率的直接影響因素，可以針對(duì)性的解決。

5、基于客戶(hù)檔案的業(yè)績(jī)考核

業(yè)績(jī)考核指標(biāo)習(xí)慣上都是圍繞業(yè)務(wù)員的業(yè)績(jī)量和回款率來(lái)進(jìn)行的。這實(shí)際上非常不科學(xué)。因?yàn)闃I(yè)績(jī)量背后有時(shí)會(huì)隱藏著許多問(wèn)題，比如存在客戶(hù)的流失，客戶(hù)異議，地區(qū)差異等。我們應(yīng)以持續(xù)發(fā)展的眼光來(lái)看待業(yè)務(wù)員的工作成績(jī)，所以客戶(hù)檔案反映出來(lái)的客戶(hù)開(kāi)發(fā)率，客戶(hù)占有率(擁有客戶(hù)數(shù)比例)，重復(fù)購(gòu)買(mǎi)率，日均拜訪客戶(hù)數(shù)，客戶(hù)平均拜訪數(shù)，回款率，A級(jí)客戶(hù)數(shù)等都應(yīng)做為業(yè)務(wù)員的成績(jī)考核指標(biāo)。只有這樣，銷(xiāo)售隊(duì)伍才能穩(wěn)定，銷(xiāo)售工作才能越做越好。

動(dòng)態(tài)客戶(hù)檔案管理是一種觀念，在此我只能粗放式的進(jìn)行略述，但我希望能起到拋磚引玉的作用，希望能與各位交流。

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