【會議接待總結(jié)】
關(guān)于會議接待工作的一些想法為進一步完善會議接待流程,將我司的接待工作提升到 一個新的高度,本人特將自己參與會議接待后的一些經(jīng)驗及 發(fā)現(xiàn)的問題進行總結(jié),分享如下
對于會議接待工作,必須做到細致入微,會議接待前期 的準備工作是否充分是接待任務(wù)能否順利完成的關(guān)鍵,準備 工作主要分為以下幾個方面
一、及時與對方對接人及本方對接人溝通,了解清楚會 議內(nèi)容及客人行程等情況,同時征求公司領(lǐng)導意見,是否有 特殊要求; 二、落實會議場地,調(diào)試音響設(shè)備,并根據(jù)對會議是否 用及投影設(shè)備及時調(diào)試; 三、根據(jù)對方參會人員姓名制作座牌并按職位高低情況 合理擺設(shè); 四、準備會議的相關(guān)資料,包括提供給對方的資料以及 提供給我方領(lǐng)導的資料; 五、確定客人來司的出發(fā)時間,落實接待用車,駕駛員 必須提前 5 分鐘啟動車內(nèi)空調(diào),待客人離開時,駕駛員必須 提前將車停靠在盡可能離大樓出口較近的位置; 六、會議用品準備,包括會議用紙、用筆、用水、水果、 鮮花、相機、錄音筆等。 七、有用餐安排的,必須提前做好用餐地點,規(guī)格的落 實以及席位座次的擬定。
接待過程中,必須注意到以下幾點
一、 著裝規(guī)范,統(tǒng)一工裝; 二、行為舉止規(guī)范,符合公司文化。包括正規(guī)禮儀標準 下的電梯內(nèi)站位、讓道、站姿、坐姿等行為; 三、認真做好會議記錄。
接待任務(wù)完成后,還需要進行及時的總結(jié),包括會議記 錄整理、影音資料整理、接待總結(jié)等。
存在的問題
一、周五有接待任務(wù)的,行政部接待人員及其他部門相 關(guān)參會人員不得穿便裝,必須身著工裝; 二、 必須加強與對方對接人的聯(lián)系, 及時確定客人方位, 并及時反饋信息給公司領(lǐng)導,以保證公司領(lǐng)導能夠準時迎接 客人。
三、應(yīng)提高對臨時變動事件的應(yīng)急處理能力,必須從根 本上通過加強與對方對接人的聯(lián)系,第一時間獲知臨時變動 情況。
【會議接待總結(jié)】
今天是 X 月 X 日,經(jīng)過昨天緊張的準備,我們的酒店迎來了本年 度最重要的一次政府接待會議-----“第十五屆人大三次會議” 此次 會議是酒店開業(yè)以來會議接待規(guī)模最大、會議時間最長、同時使用會 議室最多的一次會議。為此,酒店上下高度重視, 因為我是迎賓,所以理所當然地承擔了本次接待任務(wù)工作。接待人 員是展現(xiàn)公司形象的第一人。在工作中,我嚴格按照公司要求,工裝 上崗, 熱情對待每一位參會人員, 記得剛接到工作時我大言不慚的說
“會議接待這工作對我來說四兩撥千斤,九牛一毛。
”當時還覺得大 材小用了。其實不然,通過這幾天的工作,我發(fā)現(xiàn)會想要做好議接待 其實沒那么簡單。
目前我個人認為我部門還存在許多的問題,如與上級、綜合部門 缺乏溝通,導致會議接待中存在許多的不妥當或欠妥當?shù)膯栴}。例如 這次,因為有許多分會場,我們沒有做好準備,導致一些酒店工作人 員不能的把參加會議的人員及時的帶到指定的會場, 以及沒有預料到 參加會以人員的休息問題, 導致會議休息時間倉促的安排會議人員休 息的地方, 還有我們的準備工作并不是十分的到位, 沒有及時的標明, 衛(wèi)生間 樓道 餐廳,畢竟開會的人一大堆,服務(wù)人員就那么幾個,不 可能一對一的對客服務(wù),這些問題雖然后期得到了改善,但是也充分 暴露了我們工作中所出現(xiàn)的嚴重不足之處。
但是經(jīng)過酒店各部門密切配合和對整個會議接待工作的細節(jié)安排, 做到了服務(wù)的順利進行。在會議接待領(lǐng)導小組的統(tǒng)一組織下,無論是 經(jīng)營部門還是后臺支持部門,管理人員還是服務(wù)人員,酒店領(lǐng)導和全 體員工一起充分發(fā)揮“我是酒店一塊磚,哪里需要哪里搬”的奉獻精 神,取消休息并動員大家超時加班,保證了服務(wù)人手的充足。從而使 此次大型會議接待的圓滿完成, 我們將認真總結(jié)積累此次大會的寶貴 經(jīng)驗,不斷進取,為全面實現(xiàn)酒店經(jīng)營任務(wù)和酒店經(jīng)營發(fā)展而不斷努 力。
【會議接待總結(jié)】
2009 年會議接待個人工作總結(jié) XX 年年會議接待個人工作總結(jié)時光飛逝,不知不覺又迎來新的一年。在即將過去的 XX 年年里,我在公司領(lǐng)導 和同事的關(guān)心幫助下,順利完成了相應(yīng)的工作,現(xiàn)對 XX 年年的工作做一個總 結(jié)。(ps:這句話偶從進公司開始就用,每年就是換個時間:)
一、前臺接待方面。XX 年年 1 月至 7 月,我從事前臺接待工作,接待人員是展現(xiàn)公司形象的第一 人,在工作中,我嚴格按照公司要求,工裝上崗,熱情對待每一位來訪客戶, 并指引到相關(guān)辦公室,為領(lǐng)導提供了方便,也為客戶提供了方便。一年來,共 計接待用戶達 1000 人次左右。
二、會議接待方面。1.外部會議接待參與接待了山東聯(lián)通全省財務(wù)會議、運維部工作會議、人力監(jiān)察培訓會議、全 省 g 網(wǎng)經(jīng)營部工作會議、臨沂分公司與菏澤分公司共同召開的經(jīng)營分析會等大 型會議,在這種外部會議中,嚴格按照會議需求高標準布置會場,積極協(xié)調(diào)酒 店相關(guān)事宜,并做好會議過程中的服務(wù),在這個過程中,我學到了更多的待人 接物,服務(wù)禮物等相關(guān)知識,積累了很多的經(jīng)驗。2.內(nèi)部會議管理按照各部門的需求合理安排會議室,以免造成會議沖突,并注意做好相關(guān)登 記,以及會議室的衛(wèi)生保持,公眾物品的善后檢查等工作,以便為本部人員提 供更好的服務(wù)。一年來,共安排內(nèi)部會議 500 次以上。 3.視訊會議管理在召開總部或省分視訊會議的時候,按照通知要求,提前半小時準時打開視訊 系統(tǒng),確保會議按時接入,本年度無一例會議延時情況出現(xiàn);在召開對縣區(qū)會 議時,提前進行會議預約,呼叫各終端,確保每個縣區(qū)都能正常參會。
三、費用報銷、合同錄入工作。在這方面,嚴格按照公司要求,周一匯總收集報銷單據(jù),周二找領(lǐng)導簽字后錄 入 erp 系統(tǒng),并做好登記工作。一年來,錄入報銷單據(jù) 1000 余份。合同錄入 20 余份。
四、綜合事務(wù)工作。XX 年年 7 月,因部門人員變動,我被調(diào)至辦公室,從事公安查詢、外部文件簽 收、工會、辦公耗材、食堂管理等工作。后期,又接手信息采編、會議記錄、 聯(lián)通之窗、行政庫管理等工作。至 11 月底,共接待公安查詢 300 次左右,并做到態(tài)度熱情,嚴格按照公司規(guī)定 辦理。收發(fā)外來文件 90 份左右,做到及時上傳下達,不延時,不誤事。報送信 息 20 篇,采編聯(lián)通之窗 2 期。對筆記本、臺式機等小型固定資產(chǎn)做好登記與出入庫工作,及時聯(lián)系維修網(wǎng) 點,進行電腦維護與維修,與其加強溝通,并要求為我們提供備用機,以免耽 誤正常工作。
五、其他工作在完成本職工作的同時,認真完成領(lǐng)導交辦的隨機工作,并積極參加公司組織 的各項活動,協(xié)助領(lǐng)導同事籌備了首屆職工運動會;在臨沂聯(lián)通誠信演講活動 中獲得第一名;山東聯(lián)通誠信演講比賽獲三等獎,目前正在積極籌備 XX 年年文 藝匯演的節(jié)目匯總、選拔、演出等工作。
六、工作中的不足在工作中主動性不足,與領(lǐng)導溝通較少,遇事考慮不夠周全、不夠細致。文字 功底欠缺,在信息報送環(huán)節(jié)沒有做到及時抓住公司信息亮點,導致信息數(shù)量和 質(zhì)量不高,影響公司在全省的信息排名。
七、2009 年工作計劃1.加強自身學習,結(jié)合綜合部實際,多從細節(jié)考慮,緊跟領(lǐng)導意圖,協(xié)調(diào)好內(nèi) 外部關(guān)系,多為領(lǐng)導分憂解難。2.積極學習其他單位、酒店等會議接待經(jīng)驗,提高接待水平,提升公司形 象。3.做好工會工作,推出有意義的活動,加強溝通交流,并將“工會送溫暖”活 動繼續(xù)開展下去。4、加強食堂管理工作,進行市場調(diào)查,加大費用管控力度,營造溫馨舒適、價 格低廉的就餐環(huán)境。XX 年年即將過去,充滿挑戰(zhàn)和機遇的 2009 年即將來臨,在新的一年里,我將 總結(jié)經(jīng)驗,克服不足,加強學習,為公司的發(fā)展壯大貢獻自己的綿薄之力。
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